Automatizacija radnih procesa: 4 benefita za svako poslovanje

Na koji način automatizacija radnih procesa može pomoći u usmjeravanju poslovanja i smanjenju troškova?

Već godinu dana suočeni smo s pandemijom bolesti COVID-19 i brojnim izazovima nastalima zbog nje – između ostaloga, sa smanjenim kapacitetima i resursima. Upravo zbog toga, automatizacijom radnih procesa otvaraju se nove mogućnosti organizacijama iz privatnog i javnog sektora za pojednostavljivanje svojega poslovanja i okretanje ka učinkovitosti.

IT sustavi, većinom javne uprave, oslanjaju se na desetljećima staru i/ili naslijeđenu tehnologiju, koja za rad i održavanje zahtijeva znatno ulaganje vremena i resursa.

Lockdown koji je nastupio diljem svijeta, primorao je mnoge odjele na rad u smjenama (naizmjeničan rad timova u uredu), što za mnoge sektore iziskuje potpunu prilagodbu poslovanja, a samim time zahtijeva i ulaganja, odnosno opterećenje IT sektora.

Korak prema nesmetanom radu, ali razvoju poslovanja jest razmatranje na koji način organizirati operativne procese. Prema nedavnom istraživanju Dods Grupe, operativna učinkovitost (90%) i pojednostavljinje (78%) čine dva od tri glavna digitalna cilja organizacija u sljedećih pet godina.
Prema tome, što bi odlučujući menadžment trebao uzeti u obzir prilikom razmatranja automatizacije procesa?

Nesmetano i transparentno poslovanje

Resursa nikada dovoljno – kako u pogledu raspodjele budžeta, tako i radne snage. Pogotovo sada, za vrijeme neizvjesne situacije prouzrokovane COVID-19, automatizirani procesi temeljeni na umjetnoj inteligenciji od vitalne su važnosti kako bi se posao izvršio učinkovito i na vrijeme – bez obzira na broj raspoloživih djelatnika i/ili na rad od doma ili ureda.

Obzirom da su ljudski resursi maksimalno rastegnuti, važno je utvrditi koji se zadaci ponavljaju i standardizirani su, a koji pak zahtijevaju kreativniji, „ljudski“ pristup. U mnogim su slučajevima ne toliko hitni projekti stavljeni su na čekanje jer su ljudski resursi preusmjereni na obavljanje ponavljajućih i jednostranih zadataka. Prepoznavanje zadataka koji kradu vrijeme i još uvijek se obavljaju „pješke/ručno”, omogućit će menadžementu da se usredotoči na pronalaženje pravog rješenja za automatizaciju istih, a samim time i osigurati nesmetan rad i razvoj poslovanja neovisan o dostupnosti i lokaciji ljudskih resursa.

Fokus na dugoročnu uštedu

Do prije nekoliko godina na automatizaciju se gledalo kao na nešto što “ne bi bilo loše imati, ali nije nužno” i kao nadopunu svakodnevnih operativnih zadataka. Mnogi donositelji odluka automatizaciju smatraju preskupom za proračune i budžete, ne uzimajući u obzir dugoročnu uštedu troškova.
Gledajući dugoročno, posebno u kontekstu trenutnih pandemijskih pritisaka, automatizacija se sve više smatra ključnom i nužnom komponentom za učinkovitu i djelotvornu strategiju poslovanja. Zapravo, kada se dugoročno uzme u obzir ručno odrađivanje zadataka koji traju i traju i raspodjela ljudskih resursa za te zadatke, rješenja koja automatiziraju procese ostvaruju znatnu uštedu troškova.

Usklađivanje nedosljednosti

Brzina tehnološkog napretka znači da zastarjela i/ili naslijeđena tehnologija može biti ozbiljan nedostatak. Kako se aplikacije razvijaju, tako se i stvaraju nedosljednosti na raznim poslužiteljima, koje dovode do poprimanja potpuno drugačijeg oblika i načina upotrebe od onog kad su prvotno instalirane. S vremenom taj nesrazmjer stvara ogromne neučinkovitosti. Uzmite za primjer pohranu podataka na disketama i njihovu primjenu danas – koliko bi vam vremena trebalo da dođete do ključne informacije koja je prije 20 godina pohranjena na disketi? Rješenja za automatizaciju omogućuju da se premosti jaz između odstupanja i nedosljednih aplikacija/programa.

Stvaranje prilika i iskorištavanje potencijala

Automatizaciju se više ne može smatrati „nečime što ne bi bilo loše imati, ali nije nužno” jer se njome osiguravaju resursi za inovacije i stvaranje novih prilika. Automatizacija radnih procesa:

automatizacija radnih procesa digitalna transformacija